Retrospectiva Scrum é um evento de melhoria contínua que marca o fim de uma Sprint na metodologia Scrum. O Time Scrum se reúne para inspecionar o trabalho realizado durante a Sprint, identificar pontos de melhoria no processo de trabalho e na relação entre os integrantes da equipe.
O termo oficial segundo o Scrum Guide é Sprint Retrospective, porém esta reunião também é muito conhecida entre os praticantes do Scrum como Retrospectiva Scrum, Retrospectiva da Sprint, Retrospectiva Ágil ou mesmo apenas Retro.
O Scrum Guide não define especificamente como fazer uma Retrospectiva Scrum, apresentando apenas algumas orientações gerais do que é uma reunião de retrospectiva, ficando a cargo do Time Scrum definir a melhor forma de como conduzi-la.
Um ponto muito importante a ser salientado é que não apenas times que utilizam alguma metodologia ágil podem se beneficiar da Retrospectiva, podendo ser aplicada em qualquer equipe de trabalho e ao final de marcos do projeto.
Neste post vou apresentar diversas dicas práticas para a preparação e condução da sua Retrospectiva Scrum, exemplos e dinâmicas de Retrospectiva e como montar a estrutura da Retrospectiva da Sprint para que se torne mais produtiva.
Tópicos abordados neste post:
- O que é Retrospectiva Scrum
- Estrutura da Retrospectiva da Sprint
- Tempo Retrospectiva Scrum
- Retrospectiva Scrum Exemplos
- Dinâmica Retrospectiva Scrum
- Retrospectiva Scrum Online
- Retrospectiva Scrum Divertida
- Conclusão
O que é Retrospectiva Scrum
Segundo definição da nova versão Scrum Guide de 2020, a Retrospectiva Scrum marca o final de uma sprint, sendo esta o último evento realizado dentro do timebox de uma sprint.
O Time Scrum se reúne para discutir os pontos positivos durante a sprint que se passou e os problemas que ocorreram, como foram resolvidos ou não e quais as possíveis mudanças a serem implementadas para melhoria do desempenho da equipe e resolução destes problemas.
O foco da Retrospectiva Scrum na melhoria contínua do processo de trabalho e no relacionamento e colaboração dos membros da equipe são uns dos pilares da Agilidade.
Contudo, não é responsabilidade do Scrum Master identificar os pontos de melhoria, quais as ações serão tomadas a respeito e os responsáveis por executarem estas ações na próxima Sprint.
O Scrum Master é responsável por facilitar a reunião da Retrospectiva Scrum, trazendo os dados coletados durante a Sprint, como o desempenho da equipe, e provocar a equipe através de questionamentos.
Assim, através da facilitação da reunião, o Scrum Master ajudará a equipe a identificar os pontos positivos e negativos que ocorreram durante a Sprint e as possíveis soluções para os problemas levantados.
O Scrum Master também ajudará a equipe a priorizar os problemas e as ações de melhoria para a próxima Sprint, ou seja, o Scrum Master não faz o micro-gerenciamento das tarefas da equipe.
Neste post aqui eu explico melhor os papéis do Scrum Master dentro do Time Scrum.
Estrutura da Retrospectiva da Sprint
As autoras Esther Derby e Diana Larsen, desenvolveram em seu livro Agile Retrospectives: Making Good Teams Great uma estrutura bastante simples e lógica para a condução de uma Retrospectiva da Sprint.
Esta Estrutura da Retrospectiva da Sprint é composta por 5 estágios e mostra-se muito útil no planejamento, design e facilitação da reunião, ajudando a focar nos objetivos, recursos necessários, atividades e tempo para cada um dos estágios.
- Preparar o Palco
- Coletar Dados
- Gerar Insights
- Decidir o Que Fazer
- Fechar a Retrospectiva
Vamos detalhar cada um dos estágios a seguir.
1. Preparar o Palco
O objetivo deste estágio é ajudar os participantes a terem foco na Retrospectiva e a criar um ambiente para que todos se sintam à vontade para expor suas ideias e opiniões.
Comece com uma mensagem de boas-vindas à equipe, agradeça o tempo despendido por todos e relembre o objetivo determinado para a Retrospectiva Scrum.
Faça com que os participantes falem algo no início do evento, isto pode ser através de um breve quiz. Fazendo isto, as pessoas estarão mais propensas a participarem no restante da reunião.
Em seguida apresente a Diretiva Primária aos participantes.
A Diretiva Primária foi criada por Norm Kerth em seu livro Project Retrospectives e tem como objetivo criar um ambiente saudável, visando que o evento seja positivo e orientado a resultados.
“Independentemente do que nós descobrirmos, nós entendemos e acreditamos verdadeiramente que todos fizeram o melhor trabalho que podiam, dado o que se sabia na época, suas aptidões e habilidades, os recursos disponíveis e a situação em questão.”
Norm Kerth
Idealmente a Diretiva Primária é apresentada e lida ao grupo participante da Retrospectiva logo em seu início, lembrando a todos do propósito do evento.
2. Coletar dados
Neste estágio são apresentados os dados coletados durante a última Sprint para que todos tenham um mesmo panorama dos fatos a serem discutidos.
Apresente gráficos como o Burndown ou Cumulative Flow Diagram (CFD), métricas de velocidade, defeitos, user stories completas e incompletas, histórias técnicas, riscos, artefatos, marcos importantes na Sprint como a alteração de integrantes no Time de Desenvolvimento, solicitações de mudanças etc.
Não fique limitado a apenas dados numéricos e métricas da última Sprint. Os sentimentos dos membros da equipe são uma parte importante dos acontecimentos.
3. Gerar insights
Este é o momento de analisar os dados apresentados e levantar ideias e possíveis causas dos problemas que ocorreram durante a última Sprint, assim como identificar os pontos altos que devem ser mantidos.
Não deixe que o Time Scrum fique restrito apenas às primeiras ideias. Faça com que os participantes reflitam sobre outras possibilidades que levem às verdadeiras causas raízes dos problemas apontados.
Técnicas como Brainstorming, Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Ishikawa e os 5 Porquês podem ser muito úteis neste caso.
Aqui é o momento também para o Time Scrum determinar ações candidatas a serem implementadas, que possam conduzir para a evolução da equipe e dos processos de trabalho.
4. Decidir o que fazer
Neste estágio da Retrospectiva, o Time Scrum terá levantado uma lista de ações e melhorias identificadas durante a etapa anterior e é papel do Scrum Master ajudar o Time a priorizar e escolher as ações a serem implementadas.
O ideal seria escolher um ou dois pontos de melhorias a serem implementadas na próxima Sprint, sendo aquelas que terão o maior impacto positivo no processo de trabalho do Time Scrum.
Evite ações que dependam de mudanças de comportamento ou processo de trabalho de membros fora do Time Scrum. Preferencialmente, tente focar nos tópicos que o próprio time possa resolver.
As ações escolhidas podem ser adicionadas ao backlog para controle e rastreabilidade.
Uma boa dica é utlizar o conceito SMART (acrônimo para Específico, Mensurável, Realizável, Realista e Temporal) no momento de geração das ações. Assim, evita-se que o time proponha ações demasiadamente vagas, como por evemplo: melhorar a comunicação.
5. Fechar a Retrospectiva
Durante este estágio, os aprendizados e ações identificadas são documentadas e transmitidas a todo o Time. Lembre-se que tais tópicos pertencem ao Time Scrum, e não ao gerente, diretoria ou clientes.
É importante que ao final da Retrospectiva o Time tenha ações concretas endereçadas para a próxima Sprint.
Solicite um feedback ao time sobre como foi o andamento da Retrospectiva e como ela pode evoluir para gerar melhores resultados no futuro. Termine agradecendo a todos pela participação e resultados alcançados.
Tempo Retrospectiva Scrum
Segundo o Scrum Guide, a Retrospectiva Scrum é limitada por um timebox de no máximo 3 horas para uma Sprint com duração de um mês, sendo proporcionalmente mais curta para Sprints menores.
Por exemplo, para uma Sprint de duas semanas, podemos considerar uma Retrospectiva Scrum com timebox de 1,5 horas de duração, podendo ser dividida da seguinte maneira:
- Preparar o palco 5 min
- Coletar dados 20 min
- Gerar insights 25 min
- Decidir o que fazer 30 min
- Fechar a Retrospectiva 5 min
- Reserva 5 min
- Total 90 min
Inclusive, uma das funções do Scrum Master é garantir que os eventos do Scrum, entre eles a reunião de Retrospectiva, ocorram dentro do timebox definido e que este tempo seja respeitado e aproveitado de forma produtiva.
Para isto acontecer, estabeleça um prazo para cada atividade que compõem a sua Retrospectiva Scrum, conforme exemplificado na tabela acima.
Se a reunião for realizada online, você pode utilizar sites de cronômetro online como o Cuckoo Team, assim todos os participantes podem estar sincronizados através de um link compartilhável.
Desta forma você pode garantir que o timebox da Retrospectiva Scrum não seja estourado, respeitando também o tempo de todos os participantes.
Afinal, o objetivo da retrospectiva é melhorar o andamento do trabalho e não causar um problema aos participantes com reuniões excessivamente longas e além do tempo estipulado.
Retrospectiva Scrum Exemplos
Uma dinâmica muito comum na comunidade ágil é a O que foi bom, O que foi mal e O que melhorar, ideal para novos times que nunca participaram de retrospectivas por ser simples e direta.
Ao responder a estas três perguntas, o time pode focar nos pontos positivos da sprint a serem mantidos e nos pontos negativos, o que pode levar ao time gerar sugestões de melhorias.
A Estrela do mar, ou Retrospective Starfish, é uma atividade desenvolvida por Patrick Kua e bastante utilizada para a coleta de dados e para incentivar a discussão sobre as práticas e atitudes do time e quanto foram positivas para o desempenho durante a sprint.
São utilizadas cinco perguntas: Continuar fazendo, Fazer menos, Fazer mais, Deixar de fazer e Começar a fazer, as quais levarão o time a refletir sobre diversos níveis de atitudes e, principalmente, a identificar novos pontos de ação.
A dinâmica É – Não é – Faz – Não faz é um bom exemplo de atividade para definição dos papéis do time e de seus integrantes, utilizada na construção de times, ou Team Building.
Através desta atividade, pode-se explicitar as responsabilidades envolvidades através das frases “o time é…” ou “o time faz…”, ajudando a definir não apenas o que o time deve fazer mas, principalmente, o que não é de sua atribuição.
O site Retromat é uma excelente ferramenta e vale muito a pena conferir, pois oferece dezenas de outras ideias e múltiplas combinações de atividades para compor a sua retrospectiva.
Dinâmica Retrospectiva Scrum
Um ponto muito importante a ser considerado na dinâmica da Restrospectiva Scrum é garantir que seja criado um ambiente seguro a todos os participantes, para que possam contribuir com ideias e opiniões sobre os temas abordados durante o evento.
A apresentação da Diretiva Primária logo ao início da reunião é muito importante para frisar este ponto e assegurar que seja um evento de alta confiança entre os participantes.
Vale ressaltar que as opiniões geradas durante a Retrospectiva não sejam direcionadas a uma pessoa em específico ou que as relações de hierarquia da empresa não venham a interferir na geração de ideias.
O objetivo do evento é a melhoria do processo de trabalho, e não gerar ataques pessoais a qualquer participante. Neste ponto, o Scrum Master tem papel fundamental para a facilitação da reunião, garantindo que ambientes negativos não sejam criados e que o foco não seja desviado.
Retrospectiva Scrum Online
Retrospectivas com membros da equipe remotos e distribuídos podem representar um maior desafio para a facilitação da reunião, pois há uma maior dificuldade para a comunicação, a conversa torna-se menos fluida, o componente da linguagem corporal normalmente se perde etc.
Porém, com algumas dicas de preparação e ferramentas corretas, podemos compensar estes desafios impostos pela distância.
Uma Retrospectiva Scrum geralmente gera uma grande quantidade de ideias e informação, e é importante que todos da equipe possam contribuir.
O Easy Retro é uma ferramenta ideal pra você que está iniciando como Scrum Master, facilitando seus primeiros eventos do Scrum ou mesmo se deseja fazer uma Retrospectiva online focada nas perguntas básicas:
- O que deu certo na última Sprint?
- O que deu errado?
- O que podemos melhorar?
O Easy Retro é um quadro online colaborativo, no estilo de um quadro Kanban, onde você pode criar cartões com informações e movê-los pelas colunas personalizadas.
O site oferece dezenas de modelos prontos divididos em tópicos como: Retrospective, Team building, Brainstorm, Icebreakers, Design thinking, entre outros. Há diversos templates de quadros em português.
Você ainda pode criar quadros personalizados, os membros da equipe podem escrever os cards de forma anônima, fazer a votação dos cards etc. Os quadros já contém a Diretiva Primária de Norm Kerth, porém apenas na versão em inglês.
O Easy Retro é uma ferramenta muito intuitiva e fácil de usar.
Quadros digitais, ou whiteboards, como o Miro e o Mural, são outro tipo de ferramenta muito valiosa para o trabalho colaborativo, especialmente durante uma Retrospectiva Scrum Online.
Estas ferramentas geralmente oferecem uma versão gratuita e são extremamente úteis para a colaboração da equipe de forma visual, criação de mindmaps, sessões de brainstorming em trabalho remoto etc.
Uma outra dica é utilizar sites como o Menti Meter para a criação de Quizzes e Word clouds, ou Nuvem de Tags, para contribuir com o engajamento e participação da equipe durante a reunião de retrospectiva
Você pode criar um quiz, compartilhar o link com a equipe no começo da reunião, e assim, todos podem responder a uma pergunta como por exemplo: “Como você se sentiu durante a última Sprint?” ou “Descreva em uma palavra seu sentimento sobre a última Sprint”.
Dicas para uma Boa Retrospectiva Ágil
Aqui apresento um checklist com dicas para a condução de uma boa Retrospectiva Ágil na função de Scrum Master ou facilitador da reunião.
- Coletar dados durante a Sprint;
- Determinar um contexto para a Retrospectiva Ágil;
- Determinar atividades em função do contexto;
- Criar template do board para as atividades;
- Determinar tempo para cada atividade;
- Determinar tempo total da Retrospectiva Ágil;
- Verificar hardware e outros materiais (ex.: microfone, câmera, quadro branco, post-its, marcadores etc);
- Verificar software (ex.: acesso e domínio de uso);
- Convidar participantes;
- Adicionar agenda no board da Retrospectiva Ágil;
- Adicionar instruções no board da Retrospectiva Ágil;
- Adicionar link da sala no board (ex.: Teams, Google Meet).
Retrospectiva Scrum Divertida
A Retrospectiva não precisa ser um momento necessariamente tenso e cheio de discussões pesadas, embora por muitas vezes situações assim podem ocorrer.
Podemos utilizar dinâmicas divertidas para manter um ambiente postivo durante o evento e ainda assim obter benefícios ao time, principalmente depois de sprints estressantes.
Um ótimo exemplo é a dinâmica 2 Verdades e 1 Mentira, muito utilizada como uma atividade do tipo quebra-gelo ao início do evento para incentivar a participação de todos durante a reunião.
Nesta atividade, cada participante escreve em 3 post-its diferentes duas verdades e uma mentira sobre si e os demais participantes devem tentar descobrir quais são verdade e qual é a mentira sobre a pessoa.
Além de ser uma dinâmica de Retrospectiva Scrum divertida, esta atividade é ótima para a construção de times, estimulando o conhecimento dos integrantes e a comunicação dentro de novas equipes.
Conclusão
Neste post vimos o que é Retrospectiva Scrum, como fazer a estrutura da retrospectiva da sprint de forma a ser produtiva e como determinar o Tempo da Retrospectiva Scrum para otimizar o tempo dos participantes.
Vimos ainda neste post exemplos de retrospectiva scrum como as atividades, O que foi bom, O que foi mal e O que melhorar, Estrela do mar e É – Não é – faz – Não faz, as quais podem ser utilizadas para realizar uma Retro online.
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